De ideale candidate journey eindigt bij een succesvolle onboarding. Maar wat als je de reis vroegtijdig moet annuleren?
De afwijzing is een onderdeel van de candidate journey dat zelden veel aandacht krijgt. Maar het is wel heel belangrijk voor de candidate experience. Mensen goed afwijzen is een kunst, en kan hét verschil maken voor je employer brand. Zeker in tijden van schaarste op de arbeidsmarkt wil je je als werkgever goed profileren. Dat gaat verder dan een aantrekkelijke werkenbij-site, vacatureteksten en storytelling via sociale media. Employer branding zit ook in de ontvangstbevestiging die je stuurt, de uitnodiging voor een gesprek én in een afwijzingsmail.
Bij een afwijzing wil je dat de kandidaat ondanks het slechte nieuws toch een positief gevoel overhoudt.
Zeker die afwijzingsmail is een belangrijk onderdeel van de candidate journey. De kandidaat heeft dan al een aantal stappen doorlopen en is bekend met het werkgeversmerk. Bij een afwijzing wil je dat de kandidaat ondanks het slechte nieuws toch een positief gevoel overhoudt aan het merk.
5 tips voor een prettige afwijzing
#1. Bedank de sollicitant en erken de raakvlakken
Klinkt logisch, maar wordt helaas wel eens vergeten. Bedank de sollicitant allereerst voor de interesse en benoem de raakvlakken tussen de functie en het cv van de kandidaat, indien van toepassing. Hiermee laat je zien dat je begrijpt waarom iemand solliciteert. Belangrijk, want wie weet ‘ontneem’ je iemand de baan van zijn of haar leven. En dan is het goed dat je daar in elk geval respect voor toont.
#2. Wees duidelijk
Draai niet om de hete brij heen. Je wijst iemand af. Met dat slechte nieuws kun je na je bedankje maar beter meteen beginnen.
#3. Kies ‘ik’ boven ‘wij’
Mails worden vaak geschreven in de wij-vorm. Voor jou als afwijzer voelt dat waarschijnlijk veilig(er), want je kunt de keuze terugvoeren op de hele organisatie, het recruitmentteam of de afdeling. Toch is het beter zoveel mogelijk in de ik-vorm te schrijven. Een afwijzing door één persoon komt minder hard aan dan als je je door een hele groep afgewezen voelt.
Een afwijzing door één persoon komt minder hard aan dan als je je door een hele groep afgewezen voelt.
Gebruik voor de situaties waarvoor je persoonlijk verantwoordelijk bent ‘ik’ en ‘wij’ alleen voor situaties als ook echt meerdere mensen verantwoordelijk zijn. Bijvoorbeeld: ‘ik moet je helaas teleurstellen’, in plaats van ‘wij moeten je helaas teleurstellen’.
#4. Leg uit
Als je wordt afgewezen, wil je graag weten waarom. Kun je dat kort en bondig uitleggen? Doe het dan ook! Die feedback kan een kandidaat helpen in de toekomst. Sta je ervoor open om dit telefonisch toe te lichten? Laat dan weten dat een afgewezen kandidaat je mag bellen.
#5. Kies de juiste tone of voice
Zorg dat de taal die je in de afwijzingsmail gebruikt aansluit bij de arbeidscommunicatie op je (werkenbij-)website. Dus hop niet plotseling van ‘je’ naar ‘u’ of andersom. Gebruik ook niet ineens formele woorden zoals ‘derhalve’ als je verdere communicatie heel informeel is.
En vooruit, nog een uitsmijter: vergeet niet om de sollicitant succes te wensen in de verdere loopbaan.
Bron: Werf&